CARA MEMBUAT PROPOSAL KE SPONSOR (PART 1)

nah... ini nih pengetahuan yang seharusnya kita semua tahu. penting benget nih buat kehidupan berorganisasi.

Dalam merencanakan suatu acara besar, maupun kecil, intern maupun exteren maka dibutuhkan kehadiran proposal sabagai suatu pedoman dalam berproses selanjutnya. Proposal menjadi gambaran kasar acara yang akan diadakan. Entah akhirnya beberapa hal meleset, hal tersebut tidak masalah, karena pada akhirnya akan ada laporan pertanggung jawaban. Tentunya proposal yang baik tidak akan berbeda jauh dengan pelaksanaan atau realisasi acara.

Ketika anda merencanakan sebuah acara besar dengan besar dengan menggundang massa tentunya anda akan membutuhkan kehadiran sponsor di situ. Maka dari itu proposal menjadi senjata anda untuk menunujukkan, menyakinkan pihak sponsor untuk ikut berpartisipasi dengan anda.

Karena itu jangan samakan proposal biasa dengan proposal sponsor. Proposal sponsor unik, buatlah berbeda dari yang lain. Hal yang penting dalam proposal adalah jangan sampai pihak sponsor menganggap anda seperti meminta namun berikanlah penyajian yang membuat pihak sponsor memang tertarik pada acara anda. Fokuslah pada keuntungan yang bisa didapat oleh pihak sponsor.

Sebelum membuat proposal Sponsor beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah

1. Waktu persiapan

Ketika anda mengadakan suatu acara dengan jeda waktu yang sempit dengan hari acara, maka semakin kecil harapan anda untuk mendapatkan sponsor. Mengapa? Karena dari situ akan terlihat bagaimana keseriusan dan kesiapan anda dalam melaksanakan acara tersbut.

2. Penyelenggara

Kalau anda pernah menyelenggarakan suatu event besar dan sukses, maka sponsor tidak akan segan-segan berpartisipasi di dalamnya. Dengan kata lain, reputasi menjadi hal yang penting untuk memikat sponsor. Semakin besar reputasi anda, semakin mudah pihak sponsor percaya.


3. Jenis Kegiatan

Ketika anda membuat suatu acara lihatlah produk apa yang bisa ditampilkan di situ. Hal ini menjadi berkaitan erat pada keterkaitan produk sponsor dengan kegiatan anda.. Kalau anda membuat pensi anak muda, maka anda tidak akan mungkin bisa mendapatkan sponsor seperti mobil, elektronik, namun anda bisa mendapat sponsor rokok, makanan, dll.

4. Penonton atau peserta

Berilah target yang akan dicapai dalam proposal, dan fokus golongan apa. Ketika anda menargetkan dengan jumlah yang besar dan yang akan datang adalah sebagian besar anak muda maka perusahaan dengan produk anak muda akan tertarik.

Aspek dalam proposal sponsor adalah:

- Layout

- Kelengkapan perencanaan acara

- Penawaran sponsor

Layout

Ketika anda membuat proposal terutama proposal sponsor, layout menjadi bagian yang penting didalamnya. Karena dari layout anda, anda paling tidak bisa memberikan keyakinan lebih pada pihak sponsor, proposal anda akan terlihat berbeda di mata Sponsor. Dari layout anda anda dapat memperlihatkan betapa seriusnya anda mempersiapkan sebuah acara.

Misalnya saja :

Anda memberikan proposal anda dengan layout yang menarik katakanlah anda sedang menyusun acara untuk pensi. Anda memberikan proposal tersebut ke pada perusahaan besar. Anda tidak akan tahu apakah ada orang lain yang juga memberikan proposal itu. Anda juga tidak akan tahu di mana proposal itu akan diletakkan. Dengan adanya layout pada proposal anda, proposal anda menjadi terlihat berbeda dari proposal yang lain. Sehingga mungkin akan di baca terlebih dahulu, di sendirikan, anda tidak akan tahu.

Apa saja layout itu?

1. Ukuran kertas

Kebanyakan orang menggunakan kertas besar seperti ukuran A4 dan F4 untuk proposal. Namun bagaimana apabila anda membuat proposal dengan ukuran mini, mungkin setengah dari ukuran A4 atau F4, proposal itu akan terlihat unik dan manis. Namun tidak selamanya pula ukuran kecil baik. Semuanya tergantung dari selera.

2. Halaman Cover

Berikanlah tampilan yang tidak biasa, ketika anda hanya menuliskan judul proposal anda, proposal anda akan tampak monoton, berilah gambar yang menarik, atau anda bisa menempel-nempel potongan koran, dll. Ketika halaman cover anda menarik, seseorang yang membaca akan semakin tertarik untuk melanjutkan ke bagian selanjutnya.

3. Tampilan Halaman

Ketika tiap halaman anda terdiri dari tulisan saja, tentu yang membaca akan bosan ketika tulisan anda bertele-tele. Untuk mencegah hal itu berikan hiasan yang menarik pada header dan footernya bahkan bagian bodynya. Namun satu hal yang perlu diperhatikan adalah jangan sampai mengganggu kejelasan tulisan itu sendiri. Perhatikan jenis tulisan, ukuran tulisan, paragraf, urutan penyajian, menjadi hal yang penting. Gunakan font dan ukuran yang mudah dibaca oleh orang.

4. Penjilidan

Bagaimana proposal itu dijilid, apakah hanya menggunakan jilid lakban, atau apakah dijilid spiral, ataukah yang lain gunakan kreasi anda.

5. Wrapping

Satu hal yang jarang digunakan orang namun cukup berpengaruh. Rasakan ketika anda meneriman suatu barang dengan bungkus atau tanpa sama sekali. Mungkin anda bisa berpkir, proposal ini sudah pernah dibaca oleh orang lain, atau ini bekas, dll. Membungkus dengan plastik bening saja sudah baik.

6. CD Interaktif

Berikanlah cd interaktif. CD ini bisa berupa presentasi, atau bisa berupa video. Hal ini untuk mencegah ketika yang menerima proposal anda malas membaca proposal. Apabila acara yang akan anda buat adalah yang kedua kaliya, lampirkan acara anda yang sebelumnya sebagai gambaran bagi pihak sponsor. Berikan pula contoh-contoh pemasangan pihak sponsor ke acara-acara yang pernah anda tangani.

2. Kelengkapan Data

Bagian I – bagian satu ini adalah acara anda secara besar

Latar belakang

Berikanlah suatu sajian yang menarik mengapa anda membuat acara tersebut, gunakan alasan-alasan yang mendukung dan valid.

Nama Acara

Berdasarkan Latar belakang anda, tuliskan secara terpisah dengan latar belakang, apa acara anda. Gunakan nama yang menarik dan singkat.

Tema Acara

Buatlah tema acara yang menarik dan unik, jangan buat tema yang terlalu panjang. Kalau diperluka cantumkanlah alasan mengapa anda memilih tema tersebut. Gunakan deskripsi yang kuat, Apabila anda menggunakan lambang, berilah arti lambang tersebut.

Waktu dan tempat pelaksanaan

Tulislah secara detail waku pelaksanaan secara detail meliputi hari, tanggal, tahun, jam berlangsungnya dan lokasi acara tersebut

Sasaran Acara

Tulislah peserta yang akan anda tuju, apakah itu anak muda, anak kuliahan, tingkat SD, orang tua, jomblo, atau pedagang. Tuliskan pula target peserta, tuliskan pula target peserta.

Tujuan Acara

Tuliskan apa tujuan dari Acara tersebut. Sebaiknya berdasarlah pada latar belakang yang anda buat.

Manfaat Acara

Tuliskan dalam 2 point yang berbeda yaitu manfaat bagi pihak sponsor dengan manfaat bagi pihak anda, atau bahkan anda bisa menambahkan manfaat bagi pihak peserta,dll